Fassung vom 15.11.2026

Datenschutzerklärung

Hier steht, welche Daten wir verarbeiten, wenn ihr unsere Website besucht, bei uns anfragt, eine Einladung bestellt oder das Kundenportal nutzt. Wir erheben so wenig wie möglich.

1. Wer verantwortlich ist

Trauwelten, Alper Icel Schäferstraße 5 20357 Hamburg E-Mail: hallo@trauwelten.de Telefon: +49 172 2911319

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Für alle Fragen zum Datenschutz schreibt ihr an die Adresse oben.

2. Kurz gesagt

• Wir verwenden keine Analyse- oder Werbedienste. Technisch erforderliche Speicherung und die Unterschiede zwischen Anprobe, Vorschau und Kundenportal erläutern wir in Abschnitt 5.
• Schriften, Bilder, Filme und Musik liegen auf unserem eigenen Webspeicher. Beim Aufruf der Seite wird nichts von Servern Dritter nachgeladen.
• Die „Anprobe“ und die Vorschau der Gäste-Zentrale speichern eure Eingaben nur in eurem eigenen Browser. Bei uns kommt davon nichts an.
• Im Kundenportal werden eure Angaben auf unseren Servern gespeichert (Abschnitt 8).
• Beim Besuch werden technische Zugriffsdaten verarbeitet (Abschnitt 3); weitere Angaben erhalten wir erst, wenn ihr uns schreibt, bestellt oder das Portal nutzt.

3. Besuch der Website (Hosting und Server-Protokolle)

Unsere Website liegt auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Serverstandort ist Deutschland. Wir nutzen kein Auslieferungsnetz (CDN); die Daten auf unserem Server bleiben in Deutschland. Zur Online-Zahlung siehe Abschnitt 9. Der Anbieter verarbeitet Daten in unserem Auftrag; wir haben mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Bei jedem Seitenaufruf überträgt euer Browser technisch notwendige Daten an den Server:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge und Statuscode
• Browsertyp, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit euer Browser sie mitschickt

Diese Daten brauchen wir, um die Seite auszuliefern, sie stabil zu halten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Die Adressen darin werden gekürzt gespeichert; Cookies und Zugangsschlüssel stehen nicht in den Protokollen. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

4. Schriften, Bilder, Filme und Musik

Alle Schriften der Website und der Einladungskarten liefern wir von unserem eigenen Webspeicher aus. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftdiensten. Dasselbe gilt für die Kartenfilme, Bilder und Musikstücke. Sie werden direkt von unserer Seite geladen, ohne Videoplattform und ohne eingebettete Dienste Dritter.

5. Speicher in eurem Browser und Sitzung im Kundenportal

Anprobe und Vorschau. An zwei Stellen merkt sich euer Browser Eingaben, damit die Seite so funktioniert, wie ihr es gerade ausprobiert:

Der Sitzungsspeicher ist auf die Browsersitzung ausgelegt; stellt euer Browser eine Sitzung wieder her, kann er ihn mit wiederherstellen.

Die Einträge von Anprobe und Vorschau werden nicht an uns übertragen. Wir können sie nicht sehen.

Damit eure Vorschau-Planung beim Wechsel zwischen den Seiten erhalten bleibt, speichert der Browser die Eingaben nur für die laufende Sitzung zwischen. Das ist für die Funktion, die ihr selbst aufruft, unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Über den Besuch hinaus merkt sich die Vorschau nichts: Schließt ihr den Tab, sind die Eingaben weg.

Tragt in die Vorschau der Gäste-Zentrale bitte nur Daten ein, die ihr auf diesem Gerät speichern möchtet. Auf einem geteilten Gerät können andere Nutzer desselben Browsers die Einträge sehen.

Kundenportal. Für die Anmeldung und sichere Nutzung des Kundenportals verwenden wir technisch erforderliche Sitzungskennungen. Die konkreten Speicher- und Gültigkeitszeiten nennen wir in der nachfolgenden Übersicht. Portalangaben werden auf unseren Servern gespeichert.

Das Sitzungscookie ist für die Anmeldung zum Portal technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es dient nicht der Wiedererkennung zu Werbe- oder Analysezwecken.

6. Anfrage

Wenn ihr das Anfrageformular auf unserer Website nutzt, übermittelt es eure Angaben an unseren Server und wir schicken euch eine Kopie per E-Mail.

Wir verarbeiten dann:

• eure Namen und eure E-Mail-Adresse
• das Hochzeitsdatum, falls angegeben
• eure Auswahl (Karte, Paket und, falls angegeben, Extras und Ton)
• eure Nachricht, falls ihr eine mitschickt, und was ihr uns danach schreibt

Wir nutzen diese Angaben, um eure Anfrage zu beantworten und euch ein Angebot zu schicken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Schritte vor einem Vertrag, die ihr angefragt habt).

Unser E-Mail-Postfach (Empfang) liegt bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland; die Server stehen in Deutschland. Mails, die wir von der Website aus versenden, verschickt Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Die Verarbeitung findet in der EU statt. Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Öffnungen und Klicks unserer Mails zählt Brevo nur anonym, ohne sie einer Person zuzuordnen; Versandprotokolle bewahrt Brevo nach eigenen Fristen auf.

Wird aus der Anfrage kein Auftrag, löschen wir sie 6 Monate nach ihrem Eingang. Wird daraus ein Auftrag, gelten die Fristen für Aufträge (Abschnitt 12).

7. Bestellung und Erstellung eurer Einladung

Wenn ihr bestellt, verarbeiten wir die Daten, die wir für eure Einladung und die Abwicklung brauchen:

• Namen, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift
• eure Angaben aus dem Fragebogen: Datum, Orte, Ablauf, Texte, Dresscode, die Momente eurer Geschichte, gegebenenfalls Fotos
• unsere Nachrichten miteinander, eure Korrekturwünsche und eure Freigabe
• Vertrags- und Rechnungsdaten

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit euch (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Rechnungen und geschäftliche Korrespondenz müssen wir aufbewahren (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG).

Besonders geschützte Angaben: Was ihr über eure Geschichte schreibt, steht später in eurer Einladung und ist für alle sichtbar, die den Link kennen. Schreibt uns bitte nur, was eure Gäste lesen dürfen. Angaben zur Gesundheit oder zu ähnlich sensiblen Themen brauchen wir nicht; bitte lasst sie weg.

Manche Angaben lassen sich nicht vermeiden, obwohl das Gesetz sie besonders schützt: Eine kirchliche Trauung kann etwas über eure Religion sagen, Angaben über eure Partnerschaft etwas über eure sexuelle Orientierung. Solche Angaben verarbeiten wir nur mit eurer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Die Einwilligung gebt ihr im Fragebogen im Kundenportal ab: gleich zu Beginn, vor den Eingabefeldern, jede Person für sich, mit einem eigenen, nicht vorausgewählten Kästchen. Welche Angaben sie betrifft, steht im Wortlaut der Einwilligung; die Angaben selbst seht ihr dabei im Fragebogen. Eine Person willigt nicht pauschal für die Partnerin, den Partner oder Gäste ein. Der Wortlaut:

„Ich willige ausdrücklich ein, dass Trauwelten die von mir für unsere Einladung ausgewählten Angaben (Trauort, Begrüßung, die Momente unserer Geschichte, Ablauf und Dresscode, genau so, wie ich sie im Fragebogen sehe) verarbeitet, auch soweit daraus meine religiöse Überzeugung oder sexuelle Orientierung hervorgeht. Die Verarbeitung dient der Gestaltung und Bereitstellung unserer Einladung für die Personen, denen wir den Link zugänglich machen. Eingesetzte Hosting-Dienstleister sind in der Datenschutzerklärung genannt. Die Einwilligung umfasst keine Werbung. An KI-Bildwerkzeuge geben wir nur verallgemeinerte Szenenbeschreibungen ohne Namen, Orte, Daten oder Fotos, aus denen wir für den Anbieter nicht erkennbar sind. Sie ist freiwillig und jederzeit für die Zukunft im Kundenportal (Häkchen entfernen und speichern) oder per E-Mail an hallo@trauwelten.de widerruflich. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben rechtmäßig. Ohne Einwilligung verwendet Trauwelten diese Angaben nicht und klärt mit uns, ob und wie eine Einladung ohne sie möglich ist.“

Bilder eurer Geschichte mit KI-Werkzeugen: Die Szenen in eurer Karte gestalten wir mit KI-Bildwerkzeugen. Fotos von euch oder euren Gästen laden wir nicht in KI-Werkzeuge hoch. Für KI-generierte Illustrationen verwenden wir ausschließlich abstrahierte Beschreibungen (zum Beispiel „ein Paar auf einem Segelboot bei Sonnenuntergang“) ohne Namen, Orte, Daten oder andere Merkmale, die einen Rückschluss auf euch oder andere Personen ermöglichen. Die Anbieter dieser Werkzeuge erhalten von uns deshalb keine Angaben, mit denen sie euch erkennen können. Die fertigen Bilder setzen wir selbst in eure Karte ein.

Rechnungen: Unsere Rechnungen erstellen wir mit dem Buchhaltungsprogramm Lexware Office. Auftragsverarbeiter ist die Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland. Dorthin übermitteln wir Namen, Rechnungsanschrift, die berechneten Leistungen mit Preisen, Auftragsnummer, Zahlungsdatum und Zahlungsart, nicht aber eure E-Mail-Adresse oder Inhalte eurer Einladung. Die Rechnung schicken wir euch per E-Mail (Versand über Brevo, Abschnitt 6). Lexware verarbeitet die Daten in unserem Auftrag in der EU; mit Lexware besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage für die Rechnungsstellung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (die Rechnung gehört zu unserer Leistung) und unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Buchführung (Buchstabe f); für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG.

Veröffentlichung der Einladung: Eure Einladung liegt unter einer eigenen Adresse auf unserem Webspeicher (Anbieter siehe Abschnitt 3). Sie ist nicht für Suchmaschinen freigegeben. Wer den Link hat, kann sie öffnen.

8. Kundenportal

Für das Kundenportal verarbeiten wir Kontaktdaten, Anmeldedaten, Angebote, Bestellungen, gebuchte Leistungen, Entwürfe, Freigaben und Vertragsnachweise zur Vertragsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Erforderliche Sicherheitsdaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Angaben aus der Widerrufs- und Kündigungsfunktion verarbeiten wir zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die Speicherdauern unterscheiden wir nach Kontodaten, technischen Protokollen und aufbewahrungspflichtigen Vertragsunterlagen (Abschnitt 12).

Im Einzelnen:

• Anmeldung: Ihr bekommt einen Einmal-Link per E-Mail (20 Minuten gültig, einmalig). Danach hält ein Sitzungscookie die Anmeldung (Abschnitt 5). Ein Passwort braucht ihr nicht.
• Nachweise zu Erklärungen: Zustimmung zu den AGB, Bestellung, vorzeitiger Beginn, Einwilligungen, Freigaben, Widerruf und Kündigung speichern wir mit dem Wortlaut, den ihr gesehen habt, dem Zeitpunkt und einer Kennung eurer Verbindung, damit wir den Vertragsschluss und eure Erklärungen belegen können. Die Kennung bilden wir aus eurer IP-Adresse mit einem geheimen Zusatzwert (Hash); die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht.
• Widerrufs- und Kündigungsfunktion: Name, Auftragsnummer, E-Mail-Adresse für die Bestätigung und der Inhalt eurer Erklärung. Wir schicken euch eine Bestätigung mit Datum und Uhrzeit.
• Gästeliste: Gäste, Haushalte, persönliche Links, Zusagen, Menüwahl und Tischzuordnung verwaltet ihr im Portal. Dazu Abschnitt 10.
• Zugriffe von uns: Wir können eine Gästeliste nur über einen eigenen, gesondert gesicherten Zugang öffnen. Jeder solche Blick wird mit Zeitpunkt und Auftrag protokolliert.

9. Zahlung

Ihr könnt per Überweisung oder online bezahlen. Die Online-Zahlung läuft über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland (Stripe). Zahlungsarten online: Karte und weitere im Bezahlfenster angezeigte Zahlungsarten (z. B. SEPA-Lastschrift). Den Zahlungslink bekommt ihr im Portal und mit der Vertragsbestätigung bzw. der Zahlungsaufforderung. Wir leiten euch dafür zur Bezahlseite von Stripe weiter; auf unseren Seiten werden keine Skripte von Stripe geladen. Für die Weiterleitung übermitteln wir Stripe den Betrag, die Bezeichnung der Leistung, eine interne Zahlungskennung und eure E-Mail-Adresse. Zweck: Abwicklung eurer Zahlung und Zuordnung zu eurem Auftrag. Eure Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) gebt ihr direkt beim Zahlungsdienst ein. Wir sehen sie nicht. Wir erhalten nur die Mitteilung, ob und wann die Zahlung eingegangen ist, den Betrag sowie Name und E-Mail-Adresse zur Zuordnung.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO) für die Zahlung an uns. Der Zahlungsdienst verarbeitet eure Daten teilweise in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Dabei können Daten an die Stripe, LLC in den USA übermittelt werden. Stripe, LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO); ergänzend nutzt Stripe die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO). Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

10. Gäste: Gästeliste, Zusagen, Menüwahl und Tisch

Ihr bestimmt, welche Gäste eingeladen werden und wie deren Angaben für eure Feier verwendet werden. Wir verarbeiten die Angaben eurer Gäste weisungsgebunden für euch; die Einzelheiten stehen in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die Teil unseres Vertrags wird. Für Kundenkonten, Vertragsabwicklung und eigene Sicherheitszwecke sind wir selbst verantwortlich. Das beginnt nicht erst mit der ersten Zusage, sondern schon, wenn ihr uns Gastnamen für persönliche Links, Sitzpläne oder Fotos gebt.

Was dabei gespeichert wird:

• Gästeliste: Namen der Gäste und Haushalte, Gruppen, Begleitpersonen.
• Persönliche Gast-Links: Jeder Gast bekommt einen eigenen Link mit einer langen Zufallskennung. Von der Kennung speichern wir einen nicht umkehrbaren Prüfwert und zusätzlich eine verschlüsselte Fassung (AES-256, Schlüssel getrennt von der Datenbank), damit ihr euch die Links im Kundenportal wieder anzeigen lassen könnt.
• Zusagen: Zusage oder Absage, Zahl der Personen, Nachricht, Zeitpunkt der Antwort.
• Menüwahl: Wenn ihr danach fragt, bieten wir eure vorgegebenen Gerichte zur Auswahl an. Eine Abfrage zu Gesundheit oder Religion gibt es nicht.
• Tisch: Über seinen persönlichen Link sieht ein Gast nur den eigenen Tisch, nie die Gesamtliste.
• Fotos der Gäste: Habt ihr die Fotosammel-Seite gebucht, können eure Gäste über einen eigenen Link oder QR-Code ohne Anmeldung Fotos für euch hochladen, von 0:00 Uhr am Tag vor der Hochzeit bis 23:59 Uhr am 30. Tag danach (deutsche Zeit). Wir speichern Foto, Dateiname, Größe und Zeitpunkt. Ortsangaben, Kameradaten und andere Metadaten entfernen wir beim Hochladen, nur die Bildausrichtung bleibt. Name und IP-Adresse des Gastes speichern wir dazu nicht. Nur ihr seht die Fotos im Kundenportal und könnt sie löschen oder als ZIP-Dateien herunterladen; unsere Verwaltungsoberfläche zeigt sie nicht an. Den Link zur Fotosammel-Seite speichern wir wie die Gast-Links als Prüfwert und verschlüsselt.

Eure Gäste sehen direkt am Formular einen kurzen Datenschutzhinweis, die Langfassung ist von Anfang an über „Datenschutz“ erreichbar. Gästedaten löschen wir nach Abschnitt 12.

11. Wer Daten von uns bekommt

Wir geben eure Daten nur weiter, soweit es für den Vertrag nötig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, als Hosting-Anbieter und für unser E-Mail-Postfach (Abschnitte 3 und 6)
• Brevo (Sendinblue SAS), Paris, für den Mailversand (Abschnitte 6 und 8: Anmeldelinks, Bestätigungen)
• Zahlungsdienst Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, bei Online-Zahlung (Abschnitt 9)
• Haufe Service Center GmbH, Freiburg (Lexware Office), für die Rechnungsstellung (Abschnitt 7)
• Steuerberatung und Finanzbehörden, soweit gesetzlich vorgesehen

Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung Dritter.

12. Wie lange wir Daten speichern

Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir grundsätzlich acht Jahre, aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe sechs Jahre und aufbewahrungspflichtige Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse zehn Jahre auf. Maßgeblich ist jeweils der gesetzliche Fristbeginn, regelmäßig der Schluss des betreffenden Kalenderjahres. Gesetzlich erforderliche Verlängerungen bleiben vorbehalten. Die Aufbewahrungspflichten erfassen nicht pauschal alle Einladungs- und Gästedaten.

13. Eure Rechte

Ihr könnt jederzeit

• Auskunft verlangen, welche Daten wir über euch gespeichert haben (Art. 15 DSGVO),
• falsche Daten berichtigen lassen (Art. 16 DSGVO),
• Daten löschen lassen, soweit wir sie nicht aufbewahren müssen (Art. 17 DSGVO),
• die Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18 DSGVO),
• eure Daten in einem gängigen Format erhalten oder übertragen lassen (Art. 20 DSGVO),
• eine Einwilligung widerrufen, mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Abschnitte 3 und 8), könnt ihr dem aus Gründen widersprechen, die sich aus eurer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe dafür oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine formlose E-Mail an hallo@trauwelten.de genügt. Es kostet nichts.

14. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Ihr könnt euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn ihr meint, dass wir eure Daten nicht rechtmäßig verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Ihr könnt die Behörde an eurem Wohnort wählen oder die für uns zuständige:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG, 20459 Hamburg, https://datenschutz-hamburg.de

15. Pflicht zur Angabe, automatisierte Entscheidungen

Ihr müsst uns keine Daten geben. Ohne Namen, E-Mail-Adresse und die Angaben zu eurer Hochzeit können wir aber kein Angebot machen und keine Einladung gestalten. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall oder Profiling finden nicht statt.

16. Sicherheit

Die Website und das Kundenportal werden verschlüsselt übertragen (HTTPS). E-Mails können auf dem Transportweg unverschlüsselt sein. Schickt uns vertrauliche Angaben deshalb bitte nur, soweit es für eure Einladung nötig ist.

17. Stand und Änderungen

Stand: 15.11.2026. Wenn sich unsere Website oder unsere Dienstleister ändern, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die hier zum Zeitpunkt eures Besuchs steht.